Recueillir et prioriser les besoins en compétences est un levier essentiel pour construire un plan de formation pertinent et adapté aux réalités de l’entreprise. Plus qu’une étape administrative, cette démarche doit s’inscrire dans une logique prospective et stratégique, conciliant attentes individuelles et orientations collectives. Face à l’accélération des transformations numériques et organisationnelles, identifier précisément les besoins permet d’optimiser le développement des compétences et d’aligner la gestion des talents à la performance globale.
L’article en bref
Un recueil rigoureux des besoins en compétences est la clé pour un plan de formation efficace et ancré dans la stratégie.
- Alignement stratégique : Recueillir les besoins liés aux orientations et mutations de l’entreprise.
- Multiplicité des sources : Intégrer managers, collaborateurs et données opérationnelles.
- Distinction des besoins : Identifier besoins exprimés, réels et latents pour une priorisation fine.
- Méthodes pratiques : Utiliser questionnaires, entretiens et ateliers collectifs adaptés.
Une démarche structurée et anticipatrice permet de construire un plan de développement des compétences durable et réactif.
Comprendre l’importance du recueil des besoins en compétences dans le plan de formation
Le recueil des besoins en formation demeure souvent cantonné à une formalité annuelle, déconnectée des parcours professionnels ou des objectifs stratégiques. Pourtant, dans un contexte où 44 % des compétences actuelles doivent être renouvelées d’ici quelques années selon le World Economic Forum, cette étape est capitale. Elle consiste à identifier les écarts entre les compétences existantes des collaborateurs et celles nécessaires pour répondre aux évolutions de l’entreprise. Sans cette analyse fine, le plan de formation risque de comporter des actions génériques peu adaptées aux réalités terrain.
Recueillir de manière approfondie les besoins donne accès à une cartographie précise des compétences à renforcer, tout en offrant une base solide pour aligner la formation professionnelle avec les enjeux de performance, d’innovation et d’adaptabilité. Cette approche facilite aussi la gestion des compétences dans la durée, notamment via la priorisation des formations.
Les différentes catégories de besoins à considérer pour une analyse pertinente
Il est essentiel de distinguer plusieurs types de besoins pour une analyse complète :
- Besoin individuel : Compétences spécifiques demandées par un collaborateur pour progresser dans son poste ou évoluer.
- Besoin collectif : Compétences partagées au sein d’une équipe ou d’un service, souvent liées à des projets communs ou contraintes métier.
- Besoin exprimé : Demandes formulées explicitement par les collaborateurs ou leurs managers.
- Besoin réel : Besoin objectif identifié par l’analyse des écarts de performance, changements technologiques ou organisationnels.
- Besoin latent : Compétences sous-jacentes non encore perçues par les collaborateurs mais essentielles face aux transformations à venir.
Le croisement de ces catégories permet une évaluation fine et évite de cantonner le plan à des besoins superficiels ou temporaires.
Pratiques pour collecter des données de qualité
La richesse du recueil des besoins dépend de la diversité et de la fiabilité des sources mobilisées. Voici les principales :
- Orientations stratégiques : Elles donnent le cap des compétences à développer en lien avec la feuille de route de l’entreprise et les mutations de son secteur.
- Recyclages et certifications obligatoires : Habilitations, normes de sécurité ou formations réglementaires qui constituent un socle incontournable.
- Managers de proximité : Acteurs-clés, ils détectent au quotidien les besoins opérationnels et peuvent formuler des recommandations concrètes.
- Collaborateurs : Via auto-évaluations ou entretiens, ils expriment leurs souhaits et ambitions en formation.
- Données RH et opérationnelles : Analyse des résultats, indicateurs de performance ou entretiens annuels fournissent un éclairage objectif sur les lacunes.
Analyse systématique et croisée des besoins pour prioriser
Prioriser des besoins en compétences impose une analyse systématique qui lie les données collectées à la stratégie et à la réalité terrain. Cela passe par :
- Cartographier les compétences : Réaliser une correspondance claire entre postes, compétences attendues et compétences actuelles.
- Identifier les écarts : Repérer les différences entre compétences individuelles et collectives et celles requises par les objectifs.
- Hiérarchiser les besoins : Utiliser des critères d’impact stratégique, d’urgence et de faisabilité pour arbitrer la sélection des formations.
- Valider avec les parties prenantes : Faire corroborer les priorités avec managers et direction pour garantir une appropriation trafiquée.
Méthodes et outils pour recueillir et analyser efficacement les besoins
Différents outils sont mobilisables pour garantir l’efficacité du recueil des besoins. Certaines méthodes combinent nettement plusieurs sources :
- Questionnaires ciblés : Courts et précis, ils doivent s’appuyer sur des situations concrètes pour éviter les listes d’envies sans lien opérationnel.
- Entretiens individuels et de parcours professionnel : Moments privilégiés pour croiser attentes et réalités métier, en confrontant points de vue.
- Ateliers collectifs : Permettent aux équipes d’identifier ensemble les compétences clés et problématiques partagées.
- Analyses de poste : S’appuyer sur des référentiels de compétences pour structurer une cartographie claire.
La temporalité est un facteur essentiel : lancer ces enquêtes suffisamment tôt, au minimum 6 mois avant l’arbitrage budgétaire, permet un traitement approfondi et la construction d’un plan adapté.
Le rôle central du responsable formation dans la gestion des besoins
Le responsable formation agit comme un véritable business partner. Il relie les résultats du recueil avec la planification de formation, la gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC), et le pilotage budgétaire. Sa fonction est d’orchestrer la collecte, d’apporter une analyse qualitative et quantitative, et d’accompagner les managers pour formaliser des priorités cohérentes.
Dans ce cadre, il peut également s’appuyer sur les principes du adaptive learning ou du rapid learning pour optimiser l’offre et la personnaliser selon les profils.
Tableau comparatif des sources de recueil des besoins en formation
| Source | Avantages | Limites | Exemple d’usage |
|---|---|---|---|
| Orientations stratégiques | Vision long terme, cohérence globale | Peut manquer de précision opérationnelle | Intégration de la transformation digitale dans le plan |
| Recyclages & habilitations | Conformité réglementaire assurée | Peu flexible, normes strictes | Recensement des formations sécurité obligatoires |
| Managers de proximité | Retour terrain, connaissance fine des besoins | Informations parfois informelles, manque de cadre | Identification des compétences managériales à renforcer |
| Collaborateurs | Expriment leurs attentes et motivations | Connaissance insuffisante de l’offre formation | Questionnaires d’auto-évaluation |
| Données RH et opérationnelles | Analyse objective des performances | Nécessite exploitation rigoureuse des données | Utilisation des indicateurs qualitatifs et quantitatifs |
Les indispensables pour réussir le recueil et la priorisation
- Fixer des objectifs clairs en lien avec la stratégie globale de l’entreprise.
- Varier les sources pour couvrir l’ensemble des dimensions des besoins.
- Former les managers à recueillir et signaler les besoins de manière structurée.
- Assurer la visibilité de l’offre aux collaborateurs pour mieux cibler leurs demandes.
- Établir un calendrier précis pour anticiper la planification de formation et les arbitrages budgétaires.
Pourquoi distinguer besoins exprimés, réels et latents ?
Cette distinction évite de baser le plan de formation uniquement sur des demandes spontanées qui peuvent ne pas refléter les véritables exigences de l’entreprise ou anticiper les évolutions incontournables.
Quels outils privilégier pour identifier les besoins collectifs ?
Les ateliers collectifs, notamment par équipes ou populations métier, ainsi que l’analyse de poste basée sur des référentiels sont adaptés pour faire émerger des problématiques communes.
Comment impliquer les managers dans le recueil des besoins ?
Il est nécessaire de les former aux bonnes pratiques de recueil et de fournir des outils simples et structurés afin de garantir des remontées fiables et exploitables.
Quel est l’impact des données RH sur l’identification des besoins ?
Les analyses des résultats et indicateurs issus des entretiens annuels ou SIRH apportent un éclairage objectif complémentaire aux perceptions des collaborateurs et managers.
Comment évaluer la pertinence d’un besoin pour la priorisation ?
Il faut croiser impact stratégique, urgence opérationnelle et faisabilité pour hiérarchiser les priorités en formation.
Je suis Élodie Vasseur, ancienne responsable formation devenue rédactrice spécialisée formation, compétences et carrière. E-learning, montée en compétences, reconversion, RH, création d’activité : j’écris des guides concrets pour aider chacun à se former et faire les bons choix professionnels. Sur Tudio, je vulgarise, je compare et je cite mes sources — sans jargon ni promesse miracle.
